4TY - Preventive Safety (EXO IT Solutions GmbH)

Softwarelösung aus der Cloud für effizienten und wirksamen Arbeitsschutz

Unser Anspruch ist es, eine moderne Softwarelösung zu gestalten, welche 

• durch eine klare, einfache Benutzerführung („one-click) und über intuitive Bedienelemente verfügt,
• als Software as a Service ("SaaS") Anwendung von überall aufrufbar ist,
• die Effizienz in den relevanten Arbeitsprozessen signifikant erhöht,
• die Prozesskoordination für alle Beteiligten im Arbeitsschutz erleichtert,
• die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation im Arbeits- und Mitarbeiterschutz erfüllt, sowie die der Norm DIN 45001,
• dokumentierte Rechtssicherheit für Unternehmen und Verantwortliche unterstützt.

Funktionsbeschreibung

Grundlagen

Mit 4TY werden die grundlegenden Stammdaten einmalig bereitgestellt, die Sie individuell für Ihre Aufgaben einstellen/ändern können:

• Benutzer- und Rechteverwaltung
• Mandanten- bzw. Organisationsstruktur. Hier werden zentrale Texte für die Betriebsanweisung incl. Piktogramme hinterlegt
• Gefährdungskatalog
• Maßnahmenkatalog (Textvorschläge für wiederkehrende Gefährdung/Maßnahmen)
• Katalog der persönlichen Schutzausrüstung
• In diesen drei Katalogen werden die Piktogramme zugeordnet, die in der Betriebsanweisung vorgeschlagen werden
• Organisationsstruktur und verbundenes Anwender-Rollenmodell

Checklisten

• Checklisten für Begehungen oder Befragungen.
• Diese können als Grundlage für abgeleitete Gefährdungsbeurteilungen eingesetzt werden.

Begehung und mobile Erfassung

• Begehungsplanung
• Mobile Erfassung der Checklisten im Rahmen der Begehung (iPad Pro)
• Ausleitung von Gefährdungsbeurteilungen auf Basis der Checklisten-Antworten
• Begehungsprotokoll

Gefährdungsdokumentation auf Basis Gefährdungskatalog

• Auswahl Gefährdungsfaktor, Beschreibung der Gefährdung und Benennung der verantwortlichen Stelle
• Prüfung auf Vollständigkeit einer Beurteilung zu Arbeitsplatz / Tätigkeit
• Gesteuerter Ablauf Entwurf/Freigabe mit Dokumentation der Entscheidungshistorie
• Wiedervorlage der Beurteilung nach spätestens 12 Monaten

Risikobewertung je Arbeitsplatz / Tätigkeit

• Bewertung je Gefährdungsfaktor mit
  • Nohl-Risiko-Matrix (direkt oder Regel-basiert)
  • Leitmerkmalmethoden für integrierte Ergonomie-Beurteilung
  • Einfach-Beurteilung über Risikozahl (1-7)
• Bewertungskategorien in der Risiko-Matrix für ihr Unternehmen konfigurierbar
• Weitere Bewertungsmethoden für physische Belastung/Ergonomie, Lärm bzw. eigene Soll-Vorgaben

Maßnahmenplanung

• Je Gefährdung werden Maßnahmenziel, -planung und -durchführung dokumentiert
• Die Wirksamkeit der Maßnahme wird in der Risiko-Matrix prognostiziert, das Restrisiko dokumentiert
• Termine und zur Ausführung bzw. Erstüberprüfung/Dienstaufsicht benannte Personen werden erfasst
• Wirksamkeit der Maßnahme in der Beurteilung nach Status „umgesetzt“ in einer freigegebenen Gefährdungsbeurteilung

Betriebsanweisung

• Die Betriebsanweisung ist ein integraler Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung
• Texte der Organisationseinheit (z.B. verantwortlicher Betriebsarzt, Notrufnummer) können in der Organisation hinterlegt werden, die Gefährdungen und umgesetzte Maßnahmen werden aus der Beurteilung übernommen
• Die Betriebsanweisung kann individuell überarbeitet werden. Die Freigabe der Betriebsanweisung ist mit der Freigabe der Gefährdungsbeurteilung gekoppelt

Gefährdungsbeurteilung für spezielle bzw.  übergreifende Beurteilungen („Plug In“)

• Im Gegensatz zur Gefährdungsbeurteilung Arbeitsplatz / Tätigkeit muss eine Plug-In Beurteilung nicht in allen Gefährdungskategorien bewertet sein
• Sie ist gedacht für übergreifend im Unternehmen gültige Gefährdungsbeurteilungen und ggfs. auch Betriebsanweisungen. Anwendungsbeispiele: Gefahrstoff, Infektion/Hygiene
• Diese Beurteilungen können eigenständig genutzt werden (z.B. gelbe Betriebsanweisung Gefahrstoff) oder als „Plug In“ als Teil einer Gefährdungsbeurteilung zu Arbeitsplatz / Tätigkeit genutzt werden

Arbeitsvorrat und Nachrichtensteuerung

• Jeder Termin, der in der Gefährdungsbeurteilung oder Maßnahme relevant ist, wird im Arbeitsvorrat des ausführenden oder verantwortlichen Anwenders aufgeführt
• Der Arbeitsvorrat gibt so einen Überblick über alle notwendigen Aufgaben im Rahmen der Bearbeitung der Gefährdungsbeurteilung
• Der Arbeitsvorrat kann auch abonniert werden, d.h. die Informationen werden zusammengestellt und in einer Nachricht an die E-Mail Adresse des Anwenders gesandt

Persönliche Gefährdungsbeurteilung - Mutterschutzgesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz, Rehabilitation / Schwerbehinderung

• Zentral an den Gefährdungsfaktoren können für die persönlichen Gefährdungsbeurteilungen die besonderen Prüfkriterien hinterlegt werden
• Diese werden bei der konkreten Gefährdungsbeurteilung herangezogen und eine spezielle Bewertung für die Personengruppen vorgenommen
• Diese Bewertung an der Gefährdungsbeurteilung wird noch einmal final geprüft und ist Teil des Freigabeprozesses.

Dashboard, Reporting

• Die Startseite bietet die Möglichkeit sich mittels Reports ein schnelles Bild zur Gesamtsituation seines Verantwortungsbereichs zu machen
• Die Reports können im Bereich „Berichtswesen“ voreingestellt werden

Langfrist-Ablage

• Alle freigegebenen Begehungsprotokolle, Gefährdungsbeurteilungen und ihre Betriebsanweisungen werden in der Langfrist-Ablage gespeichert
• Die Speicherung erfolgt in nicht-änderbaren .pdf-Format