Arbeitskleidung und Persönliche Schutzausrüstung zu beschaffen, kann schnell komplex werden: unterschiedliche Mitarbeiter, Größen, Firmenkollektionen, Budgets, Veredelungen, Lagerbestände und Nachbestellungen müssen zusammenpassen. Genau hier setzt Innovationsoft mit digitalen Lösungen für das Workwear-Management an. Wie daraus ein konkreter Service für Unternehmen wird, zeigt das Praxisbeispiel von Berufsbekleidung LEISSING und seinem Mitarbeiter-SmartShop.
Wenn Arbeitskleidung zum Verwaltungsprozess wird
Eine neue Arbeitshose, ein Poloshirt oder eine Jacke nachzubestellen, klingt zunächst einfach. In Unternehmen mit vielen Beschäftigten, mehreren Standorten oder unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen entstehen jedoch schnell zahlreiche Abstimmungen: Welche Produkte sind freigegeben? Welche Größe wird benötigt? Welches Budget steht zur Verfügung? Welche Veredelung gehört auf welchen Artikel? Und wer behält den Überblick über Bestellungen und Kosten?
Innovationsoft entwickelt Softwarelösungen speziell für die Verwaltung von Arbeitskleidung und Persönlicher Schutzausrüstung. Ziel ist es, die einzelnen Schritte der Beschaffung nicht isoliert zu betrachten, sondern Mitarbeiter, Produkte, Budgets, Bestellungen und weitere Prozesse digital miteinander zu verbinden.
Vom Onlineshop zum digitalen Workwear-Management
Ein Mitarbeiter-Shop ist deshalb weit mehr als ein klassischer Onlineshop. Beschäftigte sollen nicht durch ein beliebiges Gesamtsortiment navigieren, sondern genau die Artikel sehen, die für das jeweilige Unternehmen, die Abteilung oder den eigenen Bedarf vorgesehen sind.
Über solche digitalen Strukturen können unter anderem Firmenkollektionen, Mitarbeiterdaten, Bestellmöglichkeiten und Budgets miteinander verknüpft werden. Für Mitarbeiter wird die Bestellung einfacher – während Einkauf, Verwaltung und Lieferant gleichzeitig mehr Transparenz über die dahinterliegenden Prozesse erhalten.
Für Anbieter von Berufsbekleidung und PSA entsteht dadurch zusätzlich ein interessantes Geschäftsmodell: Statt ausschließlich einzelne Produkte zu verkaufen, kann der Lieferant seinem Firmenkunden einen dauerhaft nutzbaren digitalen Beschaffungsprozess zur Verfügung stellen.
LEISSING zeigt die Umsetzung in der Praxis
Wie verständlich ein solcher Prozess auf Kundenseite aussehen kann, zeigt Berufsbekleidung LEISSING aus Ibbenbüren.
Mit dem LEISSING Mitarbeiter-SmartShop können Firmen ihren Beschäftigten einen individuellen Zugang zur vorgesehenen Arbeitskleidung bereitstellen.
Mitarbeiter sehen ausschließlich die für das Unternehmen freigegebene Firmenkollektion und können benötigte Artikel selbstständig am Computer oder Smartphone bestellen. Individuelle Budgets für Mitarbeiter oder Abteilungen sorgen gleichzeitig dafür, dass die Kosten kontrollierbar bleiben.
Selbst bestellen – und trotzdem die Kontrolle behalten
Gerade die Kombination aus einfacher Mitarbeiterbestellung und klar definierten Rahmenbedingungen ist für Unternehmen interessant.
Freigegebene Sortimente sorgen dafür, dass nur vorgesehene Produkte bestellt werden. Individuelle Mitarbeiter- oder Abteilungsbudgets können zusätzlich dabei helfen, Kosten zu steuern und Bestellprozesse transparent zu halten.
Damit lassen sich zwei Anforderungen miteinander verbinden, die bei klassischen Bestellwegen häufig zusätzlichen Abstimmungsaufwand verursachen:
- mehr Eigenständigkeit für die Beschäftigten
- mehr Transparenz für Einkauf und Verwaltung
Die Bestellung ist nur ein Teil des Prozesses
Der Nutzen digitaler Workwear-Beschaffung endet nicht beim Klick auf „Bestellen“. Besonders effizient wird das Modell, wenn auch die nachfolgenden Abläufe zusammenpassen – beispielsweise Veredelung, Lagerung, Versand und wiederkehrende Nachbestellungen.
LEISSING verbindet seinen SmartShop deshalb mit weiteren Leistungen rund um Berufsbekleidung. Das Unternehmen übernimmt neben dem Shop unter anderem Produktion beziehungsweise Veredelung, Lagerung und Versand.
Die bestellte Ware kann an das Unternehmen oder direkt an Mitarbeiter geliefert werden. Für den Firmenkunden entsteht damit nicht nur eine digitale Bestelloberfläche, sondern ein durchgängiger Serviceprozess.
Weniger Zettelwirtschaft, weniger Rückfragen, mehr Übersicht
Der eigentliche Mehrwert der Digitalisierung liegt deshalb nicht darin, eine bisherige Bestellung lediglich online abzubilden.
Entscheidend ist, wie viele wiederkehrende Arbeitsschritte rund um die Beschaffung vereinfacht werden können.
Statt Bestellungen per E-Mail, Telefon, Excel-Liste oder handschriftlichem Zettel zu koordinieren, entsteht ein strukturierter Prozess, in dem wichtige Informationen bereits hinterlegt sind.
- freigegebene Firmenkollektionen
- individuelle Mitarbeiter- oder Abteilungsbudgets
- Bestellung über PC und Smartphone
- transparente Bestellprozesse
- weniger administrative Rückfragen
- Veredelung und Produktion
- Lagerung und Fulfilment
- Versand an Unternehmen oder Mitarbeiter
Neue Möglichkeiten für Workwear- und PSA-Fachhändler
Für Fachhändler und Lieferanten ist diese Entwicklung besonders spannend. Digitale Mitarbeiter-Shops können die klassische Kundenbeziehung deutlich erweitern: vom reinen Produktlieferanten hin zum dauerhaften Service- und Systempartner.
Die einzelnen Bausteine greifen dabei ineinander:
Beratung → Firmenkollektion → Mitarbeiterverwaltung → Bestellung → Budgetsteuerung → Veredelung → Lagerung → Lieferung → Nachbestellung
Innovationsoft stellt die Software bereit, um solche digitalen Prozesse abzubilden. Das Praxisbeispiel von LEISSING zeigt, wie daraus für den Firmenkunden ein verständlicher und unmittelbar nutzbarer Service entstehen kann.
Für den Mitarbeiter bleibt die Bedienung einfach. Im Hintergrund entsteht ein strukturierter digitaler Beschaffungsprozess.
Aus Workwear-Beschaffung wird ein digitaler Service
Digitale Lösungen können die Versorgung mit Arbeitskleidung und PSA für alle Beteiligten übersichtlicher machen: Mitarbeiter bestellen innerhalb definierter Vorgaben selbstständig, Unternehmen behalten Kosten und Prozesse im Blick und Workwear-Anbieter können zusätzliche Services effizient miteinander verbinden.
Innovationsoft stellt dafür spezialisierte Softwarelösungen für die Workwear-Branche bereit.
LEISSING zeigt mit seinem Mitarbeiter-SmartShop, wie sich daraus ein konkretes Angebot für Firmenkunden entwickeln lässt.
So wird aus der klassischen Beschaffung von Arbeitskleidung ein digitaler Serviceprozess – und aus dem Workwear-Lieferanten zunehmend ein Systempartner für seine Kunden.
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